Wir haben mal wieder nach Lösungen gesucht und sind dabei auch fündig geworden…
In regelmäßigen Abständen wiederholt sich der Traum vom papierlosen Arbeitsplatz. Aber weder die Erfindung des Internets, der e-Mail noch des PDFs haben dazu beigetragen, dass wir weniger Papier verwalten und sortieren müssen. Und es wird von Jahr zu Jahr mehr.
Scanner sind günstig geworden und eigentlich liegt es nahe, dass der ganze Papierkram eingescannt und gesammelt weggeheftet wird, denn der deutsche Bürokratiestaat verlangt, dass Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre im Original vorliegen müssen. Ein nicht unerheblicher Aufwand besteht zumeist darin, die Post nach Art der erhaltenen Korrespondenz zu sortieren (Kunden, Lieferanten etc.) und dann alphabetisch den entsprechenden Ordnern zuzuführen. Der Aufwand, der sich jede Woche bzw. jeden Monat dadurch ergibt, ist nicht zu vernachlässigen und scheint immer weiter zu wachsen.
Wäre es da nicht schön, wenn man seinen analogen Schriftverkehr nicht alphabetisch und nach Art sortieren müsste, sondern einfach alles chronologisch maximal noch nach Monaten oder Jahren sortiert wegheften könnte? Aber wer soll dann noch etwas wieder finden?
Eine bessere Lösung muss her
Die Lösung liegt natürlich darin, dass man alles einscannt bzw. digitalisiert. Haben wir nicht alle einen Flachbettscanner parat oder gar ein Multifunktionsgerät? Warum tun wir das dann nicht? Die Antwort ist ganz einfach: Es ist umständlich. Bei doppelseitigen Schreiben müssen wir manuell noch einmal die Rückseite scannen, anschließend die Texterkennung starten, und so weiter. Und wer hat schon einen Scanner mit einem automatischen Einzug? Alles kompliziert und wenig lösungsorientiert.
Gesucht und gefunden: Der Fujitsu Scansnap S1300i
Bei ein paar Experimenten mit diversen Lösungen zur Vereinfachung unser eigenen Büroarbeit haben wir aber ein sehr interessantes Produkt gefunden: Den Fujitsu Scansnap S1300i.
Dieser Dokumentscanner hat diverse Vorteile: Obwohl er transportabel ist, hat er einen Einzelblatteinzug, in den bis zu 10 Seiten gleichzeitig eingelegt werden können. Der Scanner liest dann die Seiten automatisch doppelseitig (Duplex-Mode) in einem Rutsch ein und startet die automatische Texterkennung.
Somit ist es hinterher möglich, die eingescannten PDF-Dateien auch mit Spotlight zu finden. Wir haben den Scanner natürlich einem Stresstest unterzogen und Dokumente extra schief eingelegt, ihn mit Visitenkarten gefüttert, und zudem reichlich kryptische Schriftarten zur Texterkennung rausgesucht. Es hat immer geklappt und mündete in einen indizierbaren, geraden Scan mit kompletter Texterkennung. Perfekt!
Die geniale Software macht den Unterschied
Das Schöne an dieser transportablen All-In-One-Lösung ist die mitgelieferte Software: Während viele Scanlösungen mit reichlich komplizierter und komplexer Oberfläche aufwarten, ist die Fujitsu-Lösung schnell und komfortabel. Neben den voreingestellten Scanmethoden kann sich jeder Anwender auch eigene Varianten abspeichern, die dann quasi auf Knopfdruck ausgeführt werden.
Besonders hat uns gefallen, dass keine zusätzlichen Scannertreiber auf dem Mac installiert werden, sondern nur die eigentliche Scansoftware, die dann automatisch den über USB angeschlossenen Scanner findet. Auch die Scansoftware ist eine All-In-One-Lösung, denn die Texterkennung ist integriert und alles wirkt, als sei es aus einem Guss.
Vorbei sind endlich die Zeiten, bei denen nach dem eigentlichen Scan – womöglich noch manuell – die Texterkennung gestartet wurde. Der Fujitsu Scansnap s1300i erweist sich als praxisgerechte Komfortlösung, um die gesammelte Papierflut in den Griff zu bekommen.
Ist erst einmal alles digitalisiert, kann anschließend ganz leicht im Mac OS X Finder über die Spotlight-Funktion nach den Inhalten gesucht werden. Vorbei damit auch die Zeiten, in denen stundenlang in verschiedenen Akten irgendwelche Dokumente gesucht werden mussten.
Bei TryTec! mit Installationsservice inklusive
Den ScanSnap S1300i haben wir nach dem erfolgreichen Test daher in unser Produktportfolio aufgenommen und bieten ihn ab sofort für 349,- Euro bei TryTec! an. Dieser Preis beinhaltet dann auch die Installation und Einrichtung der Software auf Ihrem Computer in unseren Geschäftsräumen. Auf Wunsch installieren wir den Scanner gegen eine kleine Gebühr auch bei Ihnen zuhause. Der kostenlose Installationsservice bezieht sich nur auf die OS X-Version der Software Scansnap Manager von Fujitsu. Für Windows basierte Computer verlangen wir in jedem Fall Schmerzensgeld.
Weitere Informationen
Weitere Informationen und technische Daten zum Fujisu Scansnap S1300i finden Sie hier im Datenblatt von Fujitsu.
Datenblatt: Scansnap S1300i